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Gérard Brégier

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Le procès-verbal de la réunion du CHSCT

présentation générale

Le point juridique sur la question (textes, circulaire, jurisprudence,)

Les recommandations tactiques et/ou stratégiques

 

présentation générale

 Le Procès-verbal de la réunion est une pièce importante.  Il s'agit d'un document officiel qui est considéré comme vrai jusqu'à ce que la preuve du contraire soit établie. Les experts, les avocats, les juges attachent donc une grande importance au contenu des procès-verbaux de CHSCT. Il est particulièrement important que les représentants du personnel n'abandonnent pas sa réalisation au Chef d'établissement (directement ou par l'intermédiaire de sa secrétaire). Depuis la Loi de 1982, le secrétaire du CHSCT est désigné parmi les représentants du personnel. C'est lui qui a depuis lors la responsabilité de l'établissement du procès-verbal.  La loi n'a pas prévu, en particulier, de moyens précis pour permettre au secrétaire d'accomplir cette tâche. Nous allons aborder les moyens qui doivent être donnés au CHSCT par le Chef d'établissement sont définis de façon très condensée, à l'article L4614-9 du code du travail :

"Le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail reçoit du chef d'établissement les informations qui lui sont nécessaires pour l'exercice de ses missions, ainsi que les moyens nécessaires à la préparation et à l'organisation des réunions et aux déplacements imposés par les enquêtes ou inspections

...".

 

Le point juridique sur la question (textes, circulaire, jurisprudence)

 L’article L4612-1 fixe les missions du CHSCT.

L'article L4614-9 fixe les moyens de fonctionnement du CHSCT.

L’article R4614-1 prévoit que le secrétaire du CHSCT est désigné parmi les représentants du personnel.

L'article L4614-8 dispose que l’ordre du jour de chaque réunion est établi par le président et le secrétaire du CHSCT.

L’article L4614-2 fonde les modalités de prise de décision du CHSCT à propos de son fonctionnement et de l’organisation de ses travaux.

L’article L4742-1 sanctionne le délit d'avoir entravé ou tenté d’entraver le fonctionnement régulier du CHSCT.

 La circulaire n° 93-15 du 25 mars 1993 relative à l’application de la loi sur les CHSCT, apporte le point de vue du ministère chargé du travail au :

"...

Il. - Les modalités de fonctionnement

II.1. Décisions sur les modalités de fonctionnement et l'organisation des travaux.

II.2. Secrétariat.

..."

Les recommandations tactiques et/ou stratégiques

Compte-rendu et procès-verbal

À notre avis, il y a une grande différence entre un compte-rendu et un procès-verbal. Le compte-rendu d’une réunion n’est pas une pièce officielle. C'est un outil de communication. Il a un destinataire identifié (le syndicat, le CE, le personnel),. Il peut être rédigé librement par celui qui souhaite l’écrire et sous sa seule responsabilité. Il est informatif, et donne souvent un avis particulier, il ne prétend habituellement pas à l’exhaustivité. Un compte-rendu gagne à être diffusé aussitôt après la réunion, car la qualité première d’une information est d’être pertinente, utile, actuelle. Le compte-rendu tiendra généralement sur une page, il sera facile et agréable à lire dans sa forme. Personne ne peut s'opposer à la réalisation des comptes-rendus ils n'engagent que leurs auteurs. Faites connaître votre activité en faveur des conditions de travail et donc en faveur de la santé et de la sécurité au travail. Vous pouvez certainement être plus efficace, même en faisant moins, si vous le faites mieux savoir.

Le procès-verbal de la réunion

Le procès-verbal est un document administratif, une pièce officielle. Le procès-verbal à pour objet de prendre actes des,

·         informations transmises au CHSCT,

·         avis émis par le CHSCT lors des consultations de ses membres,

·         décisions prises par le CHSCT, notamment : à la suite des missions mises en place et pour mettre en place de nouvelles missions d’enquête et d’analyses de conditions de travail,

·         situations de risques professionnels mises en lumière ou analysées par le CHSCT,

·         propositions d’amélioration des conditions de travail faites en réunion suite à ses analyses,

·         suites données à ces propositions,

·         des positions des uns et des autres sur ces propositions,

·         résultats et les décisions qui ont suivi ses inspections.

Le procès-verbal, établi par le secrétaire du CHSCT, fait foi jusqu’à la preuve du contraire. Ce procès-verbal de réunion est donc un document important. En effet, il constitue très souvent une pièce essentielle dans le dossier de l’accident du travail. Il faut rappeler que si un danger a été signalé à l’employeur et qu’un accident survient, le bénéfice de la faute grave de l’employeur est, de plein droit, acquis pour la victime ou ses ayants droit. Les comptes-rendus de missions d’enquête (documents CERFA, voir la fiche enquêtes AT/MP) devront donc être intégrés en entier aux procès-verbaux des réunions.

Le CHSCT n’a pas à rechercher les éventuelles responsabilités pénales des accidents. Mais l’employeur ne peut ignorer que, lorsqu’un danger lui a été signalé par un membre du CHSCT, sa responsabilité est pleinement engagée s’il ne prend pas les mesures utiles à faire cesser ce danger (L4121-1) et qu’un accident se produit. C’est une des raisons de la force du travail dans le CHSCT. L’employeur ne peut rejeter une proposition du CHSCT sans motiver son refus (L4612-3).

En effet, pour chaque danger signalé doivent correspondre des mesures de prévention, de sécurité, de protection et, si un risque subsiste, une organisation des secours adaptée devra être mise en place. C’est l’objet de l’obligation générale de sécurité imposée à l’employeur par le Code du Travail (notamment les articles L4121-1, L4121-2 et L4121-3).

Le document unique objet de l’article R4121-1 ne pourra pas ignorer les situations de risque professionnel actées dans les procès-verbaux de réunion du CHSCT.

Pour que les obligations de résultat de sécurité donnent tous leurs effets, l’écrit à une valeur déterminante. La rédaction des rapports de mission et la rédaction des procès-verbaux de réunion doivent donc faire l’objet d’un soin particulier.

C’est donc le secrétaire seul qui établit les procès-verbaux de réunion, c’est à lui seul de les signer. Dans certains établissements, le président de CHSCT tient également à les signer. Le secrétaire peut éventuellement l’accepter à condition que le président n’influe aucunement sur le contenu des PV. Contrairement aux procès-verbaux du C.E. La loi ne dit rien sur l’adoption du Procès-verbal du CHSCT, le règlement intérieur du CHSCT pourra utilement prévoir une procédure pour ce faire.

Les moyens pour la rédaction (moyens en matériel et en temps)

Les moyens particuliers à donner au secrétaire pour qu'il effectue cette tâche ne sont pas détaillés par la loi qui se borne à donner un cadre général : " Le CHSCT reçoit de l'employeur les informations qui lui sont nécessaires pour l'exercice de ses missions, ainsi que les moyens nécessaires à la préparation et à l'organisation des réunions et aux déplacements imposés par les enquêtes ou inspections..." L4614-9.

À notre avis le Procès-verbal fait partie des éléments indispensables à la préparation et à l'organisation des réunions. Les Directions d'établissement doivent donc donner les moyens nécessaires à sa réalisation.

Ces moyens doivent du reste être précisés dans le rapport annuel écrit faisant le bilan de la situation générale de l'hygiène, de la sécurité et des conditions de travail dans l'établissement :

"...

4.1. Le CHSCT (voir note 13 ci-dessous)

Moyens de secrétariat :

..."

S'il arrivait que les procès-verbaux ne puissent être établis du fait d'un refus du Président de donner les moyens fixés et demander en réunion à la majorité des membres présents (L4614-2), le Président commettrait le délit d'entrave au fonctionnement régulier des CHSCT, délit réprimé par l'article L4742-1. Pour faire condamner cet acte de délinquance, il peut être fait appel au tribunal correctionnel. Une solution plus "conciliante" peut être que le secrétaire du CHSCT demande au Président du Tribunal de Grande Instance, siégeant en la forme des référés, de faire cesser ce trouble. Le CHSCT ne disposant pas de fonds propres et étant une instance distincte du comité d'entreprise, Les frais de justice (dépens et avocats) seront pris en charge par l'établissement dès lors qu'aucun abus de la part du CHSCT n'est établi,

Par exemple, si la majorité des membres présents est d’accord (et l'exprime par un vote), le secrétaire peut s’aider d’un magnétophone, le président ne peut s'y opposer.

Si une sténographe prend les notes, elle devra les remettre au secrétaire pour que ce dernier rédige le procès-verbal. Rappelons  que c’est le secrétaire qui décide ce qui doit être dactylographié, il ne devra laisser cette responsabilité à personne d’autre.

Pour les grandes entreprises, notamment celle ou cela se pratique pour les PV du CE, le secrétaire du CHSCT peut être aider par une entreprise extérieure spécialisée (UBIQUS, Conseil CE, ABreport, Editelor, EuropascriptLittera, Codexa, V2A Services, Téléscribe, Mot-Tech, etc.).

Conseil pour mettre cette pratique en place :

Porter à l'ordre du jour d'une première réunion :

Établissement des Procès-verbaux de réunions : Moyens en secrétariat.

Lors de cette réunion il faudra adopter une décision du genre :

"Décision du CHSCT à propos de l’élaboration des procès-verbaux de réunion :

Depuis sa mise en place, les membres du CHSCT constatent des difficultés concrètes pour l’établissement des procès-verbaux de réunions. Le système d’enregistrement des réunions par le secrétaire du CHSCT n’est pas satisfaisant à lui seul et des procès-verbaux prennent du retard ou ne sont pas établis, ce qui gêne le fonctionnement de l’instance.
Le CHSCT a par le passé et à plusieurs reprises évoqué la nécessité de s’adresser, comme cela se pratique déjà avec efficacité au Comité d’Établissement, à une entreprise extérieure et spécialisée pour aider le secrétaire à établir ces procès-verbaux.
Le CHSCT décide donc en vertu de l’article L4614-2 du code du travail, de donner mission à
· Madame (Monsieur) XXX XXX
Mission de réaliser une prospection et de présenter, lors d’une prochaine réunion, l’état du marché dans ce domaine et si possible plusieurs propositions de service pour que le CHSCT puisse décider avec quel prestataire il décidera de travailler.
Nombre de membres présents (le Président à le droit de vote) :
Nombre de membres pour l’adoption de cette décision :
La décision est adoptée.
..."
Bien sûr vous pouvez enrichir la première partie de cette décision qui légitime votre décision.
L'étape suivante elle aussi, devra obligatoirement être portée à l'ordre du jour de la réunion, avec en document joint à cet ordre du jour, un petit rapport du membre mandaté pour remplir ce travail ainsi que les différentes propositions commerciales trouvées.
Au cours de cette réunion, il faudra adopter une nouvelle décision qui donnera mandat à un membre (la secrétaire par exemple) pour passer contrat avec le prestataire choisi, par exemple :

"Décision d'assistance technique pour le secrétaire du CHSCT :

Les membres du CHSCT après avoir étudié différentes offres de services, décident, conformément à l'article L4614-2, de donner mandat à Madame XX, secrétaire du CHSCT, pour représenter le CHSCT et passer contrat avec le prestataire "YYY", suivant l'offre de service datée du dd/mm/aaa et présentée ce jour au CHSCT. Les factures établies par la société "YYY" devront être adressées au Président du CHSCT qui les honorera au titre des moyens de fonctionnement du CHSCT (L4614-9 du code du travail).

Nombre de membres présents (le Président à le droit de vote) :
Nombre de membres pour l’adoption de cette décision :
La décision est adoptée"..

Une telle décision du CHSCT est immédiatement exécutoire. Elle est réputée légale tant que le juge judiciaire ne l'a pas annulée. Il appartient donc à l'employeur de demander l'annulation judiciaire de cette décision s'il l'estime excessive par rapport aux moyens de l'établissement par exemple.